第一章 總則
第一條 為加強招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會(以下簡稱“基金會”)的項目管理,提高項目的質(zhì)量、效率和一致性,建立科學(xué)、規(guī)范、高效的管理模式,保障捐贈方、基金會和受益方的合法權(quán)益,根據(jù)國務(wù)院《基金會管理條例》和《招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會章程》,制定本辦法。
第二條 基金會的項目選擇與實施堅持公開、公平、透明的原則,最大限度地發(fā)揮慈善公益效應(yīng)。
第三條 項目定義
(一)合作項目: 指由基金會根據(jù)本辦法對合作方予以資助,并由合作方實際執(zhí)行的慈善公益項目;
(二)自行開展項目:指由基金會根據(jù)本辦法自行直接組織、策劃和實施的慈善公益項目。
第四條 本管理辦法適用于基金會所有項目之管理。
第五條 項目應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定,符合基金會章程規(guī)定的宗旨、目的和業(yè)務(wù)范圍,同時考慮受益人的需求。
第二章 項目管理
第六條 基金會項目規(guī)劃管理部(以下簡稱“項目部”)與項目合作伙伴協(xié)商,或通過網(wǎng)站等渠道向社會公開發(fā)布的方式,每年征集項目意向書,及/或自行組織和策劃項目意向書,整合及形成初審意見。由秘書處根據(jù)項目部初審意見編制年度計劃預(yù)算,報秘書長審核,經(jīng)理事會審批后予以公示。
第七條 年度計劃外的預(yù)算,按資金額度分級審批:
(一)80萬元人民幣(不含)以上的項目,由秘書處提出申請,秘書長審核,報執(zhí)行副理事長初審后,報理事會審批;
(二)80萬元人民幣(含)以下,5萬元人民幣(不含)以上的,由秘書處提出申請,秘書長審核,報執(zhí)行副理事長初審后,理事會授權(quán)理事長審批;
(三)5萬元人民幣以下(含),由秘書處提出申請,秘書長初審后,理事會授權(quán)執(zhí)行副理事長審批。
第八條 項目方案是項目部根據(jù)已獲審批的年度計劃或年度計劃外預(yù)算,組織申請機構(gòu)編制,根據(jù)本辦法報送核批的具體項目執(zhí)行方案。
由基金會自行開展的項目,基金會項目部為申請機構(gòu)和執(zhí)行機構(gòu),應(yīng)遵守本辦法的相關(guān)規(guī)定。
第三章 項目方案申報與核批
第九條 項目方案申報,申請機構(gòu)或團體應(yīng)符合下列條
件:
(一)依法注冊且有效存續(xù)或具備完全民事行為能力的志愿者組成的團體,近三年內(nèi)無不良記錄;
(二)有詳細科學(xué)的項目建議書;
(三)有符合項目管理要求的執(zhí)行團隊和管理機制;
(四)配備專業(yè)財務(wù)人員,財務(wù)管理規(guī)范,能保證專項核算、??顚S谩?
第十條 項目方案申報須填寫基金會項目建議書,項目建議書包括但不限于以下內(nèi)容:
(一)項目名稱、申請機構(gòu)或團隊的介紹,包括機構(gòu)或團隊的類型、性質(zhì)、使命與愿景、受助對象、組織架構(gòu)、人員情況、正在開展的項目和已經(jīng)完成的項目情況介紹等;
(二)項目執(zhí)行團隊介紹,包括申請機構(gòu)或團隊負責(zé)人和項目團隊主要成員簡歷和相關(guān)資質(zhì)證明,以及成員在項目中的職責(zé)與分工等;
(三)項目賬戶信息和資金管理流程;
(四)項目介紹,包括項目的立項依據(jù),實施時間、地點、周期、方法、主要活動,和受助人群等;
(五)項目預(yù)算和項目執(zhí)行時間表;
(六)項目實施所要達到的預(yù)期效果和評估指標;
(七)項目監(jiān)測評估及檔案管理。
第十一條 申請機構(gòu)如已注冊須提交主體資質(zhì)證明、機構(gòu)章程等內(nèi)部管理文件以及其他必要文件;如還未注冊的機構(gòu)或團隊,需提交相關(guān)證明文件以及其他必要文件。
第十二條 一年期(含本數(shù))以下項目,須提交項目本年度方案;一年期以上項目,須提交項目整體方案和本年度方案。
第十三條 基金會項目部工作人員負責(zé)對項目方案進行初審,初審時應(yīng)考慮如下因素:
(一)申請機構(gòu)或團隊是否具備實施項目相關(guān)資質(zhì);
(二)項目設(shè)計是否符合基金會的戰(zhàn)略和年度計劃;
(三)項目團隊的執(zhí)行能力;
(四)項目的可操作性和可推廣性;
(五)對項目慈善公益效果的預(yù)期評價。
初審是項目方案評審的關(guān)鍵環(huán)節(jié),項目部工作人員收到申請文件后,應(yīng)通過約談、訪談、現(xiàn)場調(diào)查等方式進一步了解申報項目方案的詳細情況。對首次申請的項目方案,應(yīng)重點審核項目團隊的執(zhí)行能力和預(yù)期慈善公益效果。
第十四條 項目部工作人員對項目方案初審?fù)ㄟ^后,提交秘書處進行復(fù)審。秘書處根據(jù)項目情況可安排調(diào)研或復(fù)審會,復(fù)審會成員由公關(guān)部、財務(wù)部、法務(wù)部的工作人員組成,會議由秘書長或其授權(quán)人主持,由項目部邀請申請方陳述,必要時可邀請外部專家參與。
第十五條 項目方案評審中,基金會可根據(jù)需要,要求申請機構(gòu)對申報項目進行補充說明或提交補充資料。
第十六條 復(fù)審?fù)ㄟ^的項目方案,由項目部根據(jù)預(yù)算額度,按以下分級提交核批:
(一)年度預(yù)算10萬元人民幣(不含)以上項目,經(jīng)秘書處報理事長核批;
(二)年度預(yù)算10萬元人民幣(含)以下項目,經(jīng)秘書處報執(zhí)行副理事長核批;
第十七條 對于第十六條的項目方案核批,項目部門應(yīng)當提交所有項目相關(guān)的材料予以審核,并根據(jù)核批要求補充相應(yīng)的材料。
第十八條 已完成核批程序的項目方案,由基金會與申請機構(gòu)簽訂《項目合作協(xié)議》或《捐贈協(xié)議》,并將項目方案作為必須之附件。
第十九條 年度計劃內(nèi)及年度計劃外的項目方案申報與核批,均適用本章有關(guān)的規(guī)定。
第四章 項目財務(wù)
第二十條 項目撥款計劃由基金會項目工作人員與項目執(zhí)行機構(gòu)根據(jù)項目活動周期協(xié)商安排,并在《項目合作協(xié)議》或《捐贈協(xié)議》中作出相應(yīng)的約定,可視乎項目需要以一次性或分批撥付。
第二十一條 首批資金于項目協(xié)議簽訂后撥付。若需分批撥付,后續(xù)資金根據(jù)項目實際進展情況撥付,撥付時執(zhí)行機構(gòu)須提交項目進展報告和財務(wù)報告。必要時酌情保留項目預(yù)算的5%至10%作為尾款,于執(zhí)行機構(gòu)提交驗收合格的結(jié)案報告后予以撥付。
第二十二條 因自然災(zāi)害等突發(fā)性原因發(fā)生的資助項目、額度特別小的資助項目等可根據(jù)具體情況決定付款的時間、次數(shù)及比例。
第二十三條 項目部工作人員根據(jù)項目協(xié)議約定時間,在符合項目撥款條件的前提下,根據(jù)第十六條分級核批原則,以簽報方式報送核批,填寫付款申請單,并跟蹤撥款流程。
第二十四條 基金會財務(wù)部在收到完整的撥款核批材料后方可安排撥款,完成核批后的撥款時間一般不超過十五個工作日。
第二十五條 收到項目撥款后,項目部工作人員應(yīng)要求項目執(zhí)行機構(gòu)在十五個工作日內(nèi)向基金會財務(wù)部提供合法合規(guī)票據(jù)。
第五章 項目執(zhí)行
第二十六條 項目執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)制定嚴格的項目管理制度,建立高效的項目執(zhí)行團隊,認真履行項目協(xié)議。
第二十七條 項目執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)當按照項目協(xié)議的約定,落實配套資金及配套條件,并嚴格執(zhí)行項目資金預(yù)算。
第二十八條 建立項目定期報告制度:
(一)執(zhí)行機構(gòu)須在12月底前提交當年項目年度報告;
(二)分批撥付的項目,在撥付前須提交已撥付款項的財務(wù)報告和進展報告;
(三)項目完成后,應(yīng)提交項目結(jié)案報告和結(jié)案財務(wù)報告。項目結(jié)案報告應(yīng)包括如下內(nèi)容:項目基本情況、執(zhí)行情況、受益方情況、慈善公益效益評估等。
第二十九條 基金會項目部工作人員具體負責(zé)項目的前期調(diào)查、篩選、項目編制、簽約、實施和監(jiān)督管理等事宜。
第三十條 項目部工作人員應(yīng)通過電話、電郵等方式與執(zhí)行機構(gòu)保持積極有效的日常溝通,及時跟進、了解項目進展情況,確保項目的順利實施。
項目部工作人員應(yīng)促使及監(jiān)督項目執(zhí)行機構(gòu)遵照本辦法的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行項目,并在有關(guān)協(xié)議中予以落實相關(guān)要求,促使及監(jiān)督項目執(zhí)行機構(gòu)根據(jù)協(xié)議履行義務(wù),按照約定方式使用資金。對于自行開展的項目,有關(guān)的監(jiān)督職能相應(yīng)由秘書處履行。
第三十一條 項目部工作人員可根據(jù)需要,與項目執(zhí)行機構(gòu)溝通后對項目實施情況進行現(xiàn)場檢查,必要時可聘請外部專家進行協(xié)助,執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)積極配合。
第三十二條 檢查完畢后,項目部工作人員應(yīng)負責(zé)填寫檢查報告,對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議,報基金會秘書處審核同意后向項目執(zhí)行機構(gòu)提出并要求落實整改建議。
第三十三條 基金會根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定定期或不定期對資助項目進行財務(wù)檢查,對重大項目實施專項審計。
第三十四條 項目的調(diào)整及終止:
(一)如項目因所處自然、社會環(huán)境等因素(如自然災(zāi)害、政策變動),而導(dǎo)致項目需要調(diào)整或終止的,項目執(zhí)行機構(gòu)須報基金會審核批準;
(二)項目如需延期六個月內(nèi)(不含本數(shù)),由秘書長批準;如需延期六個月以上(含本數(shù)),由執(zhí)行副理事長批準;
(三)如項目總體預(yù)算需上調(diào),根據(jù)本辦法第七條年度計劃外預(yù)算的規(guī)定,項目部工作人員協(xié)助項目執(zhí)行機構(gòu)編制有關(guān)書面方案及提供相關(guān)證明材料,分級報執(zhí)行副理事長、理事長或理事會批準;
(四)項目預(yù)算中直接捐贈科目預(yù)算不得調(diào)整到項目執(zhí)行或項目管理科目中;
(五)在不影響項目整體產(chǎn)出的前提下,直接捐贈、執(zhí)行或管理科目內(nèi)(間)預(yù)算變更:1、不超過原二級科目預(yù)算金額10%(含本數(shù))的調(diào)整,由執(zhí)行機構(gòu)自行變更,變更后及時向項目官員報備;2、超過10%(不含本數(shù)),不超過20%(含本數(shù))的調(diào)整,須報基金會,由秘書長批準后執(zhí)行;3、超過20%(不含本數(shù))的調(diào)整,須報基金會,由執(zhí)行副理事長批準后執(zhí)行;
(六)項目終止須提交書面申請,根據(jù)項目預(yù)算額度,報基金會逐級審批;
(七)因項目的調(diào)整或終止,已撥付資金或財產(chǎn)如有剩余的,項目執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)當于調(diào)整或終止后的二十個工作日內(nèi)退回基金會。本條不適用于項目執(zhí)行機構(gòu)違約的情形。
第三十五條 項目結(jié)項后,如有資金結(jié)余,項目執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)退還至基金會,或者由執(zhí)行機構(gòu)將結(jié)余資金用于與原公益目的相近似的目的,但執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)當向基金會提交《項目結(jié)余資金使用申請書》及《項目結(jié)余資金使用預(yù)算申請表》,經(jīng)基金會批準后可使用結(jié)余資金。結(jié)余資金使用周期原則上不超過六個月,執(zhí)行結(jié)束后,執(zhí)行機構(gòu)須提交《項目結(jié)余資金使用情況報告》及《項目結(jié)余資金使用報表》。
第三十六條 因項目執(zhí)行機構(gòu)違反協(xié)議,導(dǎo)致資金被濫用、項目無法妥善完成或項目的目的無法達到,基金會應(yīng)追究有關(guān)機構(gòu)的違約責(zé)任及/或其他法律上的責(zé)任。
如因上述違約引致項目或協(xié)議的調(diào)整或終止,基金會應(yīng)當要求項目執(zhí)行機構(gòu)根據(jù)協(xié)議退回相應(yīng)的款項,并賠償有關(guān)的損失。
第六章 項目檔案
第三十七條 基金會設(shè)專員負責(zé)項目的檔案管理工作,項目部工作人員負責(zé)項目檔案編制。在項目啟動后,項目部工作人員應(yīng)立即設(shè)立項目檔案管理清單,并按期收集整理好檔案交檔案專員管理,檔案專員負責(zé)督促項目檔案的定期歸檔,并永久保存。
第三十八條 項目檔案是在項目的申請、評審、實施、監(jiān)督管理過程中直接形成、具有一定的保存價值、體現(xiàn)為文字、圖表、聲像、電子數(shù)碼等不同形式、不同載體的歷史紀錄。
第三十九條 項目檔案至少應(yīng)包括如下內(nèi)容:項目申請文件、評審文件、項目建議書、監(jiān)督檢查報告、項目定期報告(進展報告和財務(wù)報告)、結(jié)案報告等。項目檔案應(yīng)包括電子檔案和紙質(zhì)檔案,兩套檔案同時備存。
第四十條 根據(jù)相關(guān)的法律、法規(guī)和制度,如有特定的檔案管理要求,檔案管理專員、項目部工作人員須嚴格予以遵守及適用。
第七章 法律責(zé)任
第四十一條 項目執(zhí)行機構(gòu)對基金會負有誠信義務(wù),應(yīng)誠實履行慈善公益項目,通過項目實施充分發(fā)揮資助資金的慈善公益效用,實現(xiàn)《招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會章程》中規(guī)定的宗旨;項目申報、實施中如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行機構(gòu)提交虛假資料、濫用、挪用資金等重大問題,基金會可隨時中止或終止項目協(xié)議,并依法追究執(zhí)行機構(gòu)及相關(guān)人員的法律責(zé)任。
第四十二條 基金會人員應(yīng)當遵守法律法規(guī)、規(guī)章制度、勞動紀律和職業(yè)道德,忠誠履行工作職責(zé),不得利用職權(quán)謀取私利。工作中如發(fā)現(xiàn)有影響項目申報、評審、實施與管理或其他方面的不當行為,由基金會提出批評,造成嚴重后果的,可由基金會解聘、辭退。
第八章 附則
第四十三條 本辦法自印發(fā)之日起實施,試行期一年。
第四十四條 本辦法由基金會秘書處負責(zé)解釋。