招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會檔案及印章管理辦法

第一章 總則

??第一條 為規(guī)范招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會(以下簡稱“基金會”)文檔、印章管理工作，特制定本辦法。

??第二條 基金會文檔是指在內(nèi)部管理、公益投資、慈善活動等過程中直接形成，對基金會和社會有保存價值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像及電子數(shù)碼等不同形式、不同載體的歷史記錄。會計檔案管理按照基金會財務(wù)部相關(guān)管理制度執(zhí)行。

??第三條 基金會印章是指文字內(nèi)容為“招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會”的機構(gòu)專用印章和財務(wù)部門專屬印章。

第二章 管理原則

??第四條 文檔管理的原則為內(nèi)容真實、分類清晰、保存完整、便于查詢。

??第五條 印章管理的原則為責任明確、保存安全、審批嚴格、使用規(guī)范。

??第六條 文檔管理與基金會專用印章由公共關(guān)系部負責，指定專人管理;基金會財務(wù)印章、法定代表人印章由財務(wù)部負責，指定專人管理。

??第七條 文檔的查閱和基金會專用印章的使用，須經(jīng)規(guī)定程序操作。

第三章 歸檔范圍及標準要求

??第八條 本辦法管理的文檔包括以下類別：

??(一)行政文檔：

??1.基金會章程、法人登記證(正、副本)等法律證書及文件;

??2.上級主管部門及其他單位相關(guān)往來文件;

??3.基金會各種規(guī)章制度、工作流程等文件;

??4.理事會會議記錄、紀要;

??5.以本基金會名義出具的請示、報告、通知、函復等文件;

??6.工作人員簡歷及相關(guān)資料;

??7.基金會內(nèi)部各種計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等;

??8.與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等;

??9.基金會制作的印刷品及其宣傳品等。

??(二)項目文檔：

??1.項目建議書;

??2.項目申請人相關(guān)證書復印件;

??3.立項簽報;

??4.捐贈或合作協(xié)議;

??5.項目實施過程中各階段的報告及財務(wù)報表;

??6.項目評估、總結(jié)報告;

??7.與項目有關(guān)的其他文件。

??第九條 歸檔要求

??(一)遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，統(tǒng)一立卷、組卷、編目;

??(二)歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;

??(三)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。

??(四)對已失效或過期的文檔，認真鑒定，經(jīng)秘書長批準，方能銷毀，并編制永久保存的銷毀清冊。

第四章 文檔的保管利用

??第十條 文件歸檔后，由公共關(guān)系部設(shè)專柜并指定專人負責保管。

??第十一條 案卷一般只能在基金會內(nèi)部辦公室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

??第十二條 借閱期限不得超過十天，到期歸還;如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

??第十三條 借閱文檔者應(yīng)愛護文檔，確保其完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱文檔交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導。

??第十四條 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)秘書長批準后方可借閱，且不得帶離基金會辦公室。

第五章 印章的保管和使用

??第十五條 各種印章的使用必須經(jīng)過嚴格審核審批手續(xù)。基金會專用印章須經(jīng)秘書長批準后方可使用;各部門專屬印章經(jīng)本部門負責人批準后使用。

??第十六條 基金會專用印章按照審批要求使用后，須填寫用印登記薄。

??第十七條 各種印章未經(jīng)有審批權(quán)的領(lǐng)導批準，一律不得攜出保管部門，如需攜出，應(yīng)由公章保管人持印章同往監(jiān)印。

??第十八條 印章由專人保管，在安全、加密柜、櫥中存放，加蓋印章須由公章保管人親自操作，公文及重要印件須建檔備查。

第六章 附則

??第十九條 本辦法自印發(fā)之日起實施。

??第二十條 本辦法由基金會秘書處負責解釋。